01 · Meldungen stapeln sich
07:30 Uhr. Das Postfach ist schon voll.
E-Mails vom Wochenende, WhatsApp-Nachrichten, drei Lieferantenrechnungen, eine Bestellung aus dem Shop. Alles wartet auf jemanden, der es liest, abtippt oder weiterleitet.
Automatisierung für KMU in der Deutschschweiz
Ihr Betrieb im Takt.
Takta automatisiert Büroarbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten: Belege, E-Mails, Anfragen, Offerten und Bestellungen. Mit Ihrer bestehenden Software, zu einem festen Preis und mit einem persönlichen Ansprechpartner.
Funktioniert mit Ihrer Software
bexio · Beleg verbuchtOutlook · Anfrage zugeordnetWhatsApp · Termin bestätigtShopify · Bestand abgeglichenAbacus · Kreditor erfasstGmail · Antwort vorbereitetbexio · Offerte entworfenGalaxus · Lager synchronisiertWebsite · Anfrage erfasstGoogle · Bewertung angefragtPDF · Bestellung übernommenQR-Rechnung · Zahlung vorbereitet
Was Routine kostet
Routine kostet mehr, als man denkt.
Mit dem Schweizer Medianlohn gerechnet kostet eine Arbeitsstunde rund CHF 53.–, Sozialabgaben eingerechnet. Beispiel: Zehn Stunden Routine pro Woche kosten so rund CHF 23'300.– im Jahr. Das ist knapp ein Viertel einer Vollzeitstelle. Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Was kostet Sie diese Routine pro Jahr?
So rechnen wir
Stundenkosten = Bruttolohn × (1 + 17 % Lohnnebenkosten) ÷ (42 Std. × 44 Arbeitswochen). Kosten der Routine = Stunden pro Woche × 44 Wochen × Stundenkosten. Automatisierbar ist ein realistischer Anteil je Tätigkeit (keine 100 %). Beispielrechnung, unverbindlich – die genauen Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Ihr Sparpotenzial (Schätzung)
CHF 0.–
pro Jahr automatisierbar
CHF 0.–
kostet diese Routine heute pro Jahr
0 %
einer Vollzeitstelle frei
0 Std.
pro Woche zurück für Ihr Team
Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten – automatisiert, mit einem Menschen, der freigibt.
Potenzial besprechen →Mehrere Aufgaben oder Personen? Zum ausführlichen Spar-Rechner →
So fühlt sich der Unterschied an
Ein gewöhnlicher Montag
Posteingang · Montag 1 offen Grüezi, können Sie mir bis Freitag eine Offerte für die Badsanierung schicken?
Montag, 08:12 · Frau Keller
- E-MailLieferantenrechnung als PDF, zahlbar innert 30 Tagen ✓ In bexio erfasst, zur Zahlung vorgemerkt
- WhatsAppGrüezi, d Heizig macht Lärm. Wänn chönd Sie cho? ✓ Termin vorgeschlagen, Auftrag angelegt
- bexio3 Rechnungen seit 30 Tagen offen ✓ Zahlungserinnerungen zur Freigabe bereit
- WebsiteOffertanfrage Badsanierung, 2 Fotos ✓ Anfrage erfasst, Offertentwurf erstellt
- OutlookMieterin meldet Wasserfleck an der Küchendecke ✓ Schadenmeldung erfasst, Handwerker angefragt
- ShopifyBestellung #1042, Artikel beim Lieferanten ausverkauft ✓ Kunde informiert, Liefertermin angepasst
- E-MailWo ist mein Paket? ✓ Sendungsstatus automatisch mitgeteilt
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
128 Aufgaben
21 Std. gespart
- E-Mails beantwortet64
- Belege in bexio38
- Termine geplant17
- Offerten erstellt9
Beispiel
02 · Takta sortiert
Jede Meldung landet am richtigen Ort.
Anfragen werden erkannt und zugeordnet, Belege ausgelesen, Bestellungen erfasst. Was eine Entscheidung braucht, liegt als Entwurf bereit.
03 · Alles erledigt
Ihr Team gibt frei, statt abzutippen.
Ein Klick auf «Freigeben», und der Beleg ist verbucht, die Antwort versendet, der Termin bestätigt. Die Routine ist vor der Kaffeepause erledigt.
04 · Takt-Bericht
Am Freitag sehen Sie, was gelaufen ist.
Ein kurzer Wochenbericht zeigt, welche Aufgaben automatisch erledigt wurden und wie viele Stunden das Ihrem Team gespart hat.
Lösungen
Was Takta für Sie erledigt
Sechs Bereiche, in denen sich in fast jedem KMU Routine stapelt. Wir beginnen dort, wo sich die gesparte Zeit am schnellsten in Franken zeigt.
Belege, die sich selbst verbuchen.
Rechnungen und Quittungen werden ausgelesen, vorkontiert und in bexio oder Abacus erfasst. Ihr Team prüft und gibt frei.
- QR-Rechnungen und PDFs automatisch erfasst
- Zahlungseingänge zugeordnet, Mahnungen vorbereitet
- Vollständige Belege für Ihren Treuhänder
Weniger E-Mails. Mehr Feierabend.
Ihr gemeinsames Postfach wird sortiert, zusammengefasst und weitergeleitet. Für Routine-Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit.
- Jede E-Mail bei der richtigen Person
- Antwortentwürfe in Ihrem Ton
- Angaben direkt in Ihrer Software
Anfragen, die nicht mehr liegen bleiben.
WhatsApp, Website und E-Mail an einem Ort. Routinefragen werden sofort beantwortet, alles andere geht mit allen Angaben an Ihr Team.
- WhatsApp Business mit Ihrer Geschäftsnummer
- Fehlende Angaben werden nachgefragt
- Übergabe an einen Menschen jederzeit
Feierabend statt Offerten am Küchentisch.
Von der Anfrage zur Offerte, vom Einsatz zum Rapport, vom Rapport zur Rechnung. Ohne Abtippen dazwischen.
- Offertentwürfe aus Ihren Vorlagen
- Rapporte per Foto oder Sprachnachricht
- Rechnungsentwurf am Tag des Rapports
Verkaufen, was wirklich da ist.
Lieferantenbestände werden mit Ihrem Shop abgeglichen, Auftragsbestätigungen aus PDF erfasst und Bestellvorschläge vorbereitet.
- Lieferantenbestände im Takt abgeglichen
- Shopify und Galaxus auf dem gleichen Stand
- Bestellvorschläge mit Begründung
Gefunden werden, ohne selbst daran zu denken.
Bewertungsanfragen nach jedem Auftrag, ein gepflegtes Google-Profil und Anfragen, die direkt in Ihrem Ablauf landen.
- Bewertungsanfrage nach jedem Auftrag
- Antwortentwürfe für neue Bewertungen
- Monatsbericht zu Anfragen und Werbung
Belege · Dienstag Beispiel live Branchen
Fünf Branchen im Fokus
Immobilienverwaltung
Mieteranfragen, Schadenmeldungen und Handwerkeraufträge werden sortiert, erfasst und nachverfolgt. Damit Ihre Bewirtschafter Liegenschaften verwalten, nicht Postfächer.
Mehr erfahren →Handwerk
Für Sanitär-, Heizungs- und Elektrobetriebe: von der Anfrage über Offerte und Einsatz bis zu Rapport und Rechnung. Damit Offerten nicht mehr am Küchentisch entstehen.
Mehr erfahren →E-Commerce
Einkauf, Lieferantenbestände, Bestellvorschläge und Kundendienst. Aus der Praxis von Onlinebetrieben, nicht aus der Theorie.
Mehr erfahren →Grosshandel & B2B-Handel
Bestellungen aus Mail und PDF direkt im ERP, Liefertermine und Preislisten nachgeführt, Lieferstatus beantwortet. Damit Ihr Innendienst verkauft, statt abzutippen.
Mehr erfahren →Velo, E-Bike & Zweirad
Werkstatt-Termine, Service-Erinnerungen, Garantiefälle und Lieferzeiten der Marken. Damit Ihre Werkstatt in der Hochsaison schraubt, statt Telefone abzunehmen.
Mehr erfahren →Ihre Branche ist nicht dabei?
Die Muster sind fast überall gleich: Informationen liegen verstreut, Daten werden abgetippt, Kunden fragen nach. Erzählen Sie uns, wo es bei Ihnen hakt.
Erstgespräch vereinbaren →Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- Belege werden von Hand abgetippt.
- Anfragen bleiben über das Wochenende liegen.
- Offerten entstehen abends am Küchentisch.
- Mehr Arbeit heisst: neu einstellen.
Montag mit Takta
- Belege landen vorkontiert in bexio oder Abacus.
- Routinefragen sind auch am Wochenende beantwortet.
- Offerten liegen als Entwurf bereit. Sie prüfen und senden.
- Mehr Arbeit erledigen, statt neu einzustellen.
Diese Woche erledigt: 128 Aufgaben · 21 Std. gespart (Beispiel)
Takt-Bericht
Jede Woche schwarz auf weiss, was erledigt wurde.
Sie sehen, welche Aufgaben automatisch liefen und wie viele Stunden Ihr Team dadurch gewonnen hat. Ohne Dashboard, das niemand öffnet: als kurze E-Mail am Freitag.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
128 Aufgaben
21 Std. gespart
- E-Mails beantwortet64
- Belege in bexio38
- Termine geplant17
- Offerten erstellt9
Beispiel
Integrationen
Keine neue Software. Ihre Programme reden miteinander.
Wir verbinden, was Sie schon nutzen: von bexio und Abacus über Shopify und Galaxus bis WhatsApp.
Ausserdem: Microsoft 365 · Outlook · Teams · Google Workspace · TWINT · eBill · PostFinance · Die Post · Run my Accounts – und alles mit offener Schnittstelle.
Einblicke
Alle Zahlen an einem Ort. Jeden Montag im Postfach.
Umsatz, Bestellungen, Retouren, Zahlungen, Werbung und Kundendienst: Wir verbinden Ihre Systeme zu einem Dashboard und melden uns, wenn etwas aus dem Takt gerät.
Wochenübersicht · KW 44 Beispiel Jeden Montag als kurze E-Mail Umsatz
CHF 84'200
+6 %Bestellungen
1'184
+4 %Retourenquote
3,1 %
−0,4Chargeback-Quote
0,18 %
okWerbe-ROAS
4,2
+0,3Antwortzeit Support
9 Min.
−6Umsatz pro Tag
Hinweise
- Retourenquote «Saugroboter» über 8 % – Lieferant informiert
- Stripe-Auszahlung abgeglichen: CHF 12'480.– · Gebühren CHF 312.–
- Lagerreichweite «Gartenlounge» unter 14 Tagen
Aus der Praxis
Gebaut, nicht nur versprochen.
Systeme, die heute im Alltag laufen – bei Zahlungen, im Service, im Einkauf und im Lager. Mit Live-Ansicht.
Alle Projekte ansehen →- Einkauf · LieferzeitenLieferzeiten, die stimmen
- E-Commerce · MarktplätzeEin Produkt, alle Marktplätze
- E-Commerce · ZahlungenJeder Chargeback im Griff
- E-Commerce · KundendienstDie ganze Kundengeschichte auf einen Blick
- Finanzen · AbgleichJeder Franken abgeglichen
- Logistik · BestellungenKeine Bestellung bleibt hängen
So funktioniert's
Vier Schritte. Dann läuft es.
- 01
Erstgespräch
30 Minuten per Video oder Telefon, kostenlos. Sie erzählen, wo es hakt. Wir sagen ehrlich, ob und wo sich Automatisierung für Sie lohnt.
- 02
Analyse & Fixpreis
Wir schauen uns Ihre Abläufe und Ihre Software genau an und rechnen in Franken, was sich lohnt. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- 03
Einrichtung
Wir richten alles in Ihrer bestehenden Software ein und testen mit echten Fällen aus Ihrem Alltag. Typischerweise in drei bis vier Wochen, je nach Umfang.
- 04
Im Takt
Die Abläufe laufen, wir überwachen und verbessern sie. Jede Woche zeigt Ihnen der Takt-Bericht, was erledigt wurde.
Vertrauen
Worauf Sie sich verlassen können
Ein Mensch gibt frei
Was Kunden, Geld oder Verträge betrifft, gibt immer jemand aus Ihrem Team frei. Takta bereitet vor, Sie entscheiden. Jeder Schritt ist protokolliert.
Daten in der Schweiz
Ihre Automatisierungen laufen auf Servern in der Schweiz. KI-Verarbeitung erfolgt in der Schweiz oder der EU, und welches Modell wo läuft, legen wir offen. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet, alles ist in einem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
Ihre Workflows gehören Ihnen
Alles läuft auf etablierten Werkzeugen, ist dokumentiert und gehört Ihnen. Eine Übergabe an Ihr Team oder einen anderen Partner ist jederzeit möglich.
Keine neue Software
Wir verbinden, was Sie schon nutzen: bexio, Abacus, Outlook, WhatsApp oder Shopify. Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt, nur mit weniger Abtippen.
So arbeiten wir
- Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei
- Fester Preis, vorab vereinbart
- Daten in der Schweiz und der EU
- Ihre Software bleibt
Ihr Ansprechpartner
Ein fester Ansprechpartner, kein Callcenter
Bei Takta sprechen Sie direkt mit uns, nicht mit einem Verkaufsteam. Wir kennen die Abläufe aus der Praxis von Handels- und Onlinebetrieben: Reklamationen und Retouren, Lieferantenbestände und Lieferzeiten, Bestellungen aus PDFs und einen KI-Kundendienst, bei dem ein Mensch freigibt. Abläufe, die heute im Alltag laufen, nicht auf Folien. Wir hören zu, rechnen in Franken und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt. Vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb bleiben wir Ihr fester Ansprechpartner, auf Deutsch oder Englisch.
«Gute Automatisierung merkt man kaum. Man merkt nur, dass am Freitag nichts mehr liegen bleibt.»Unser LeitsatzErstgespräch vereinbaren →
Häufige Fragen
Was kostet das?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Nach der Analyse erhalten Sie einen festen Preis für die Einrichtung, vorab vereinbart und ohne Überraschungen. Für Betrieb, Überwachung und Anpassungen vereinbaren wir eine feste monatliche Pauschale. Wir empfehlen nur, was sich für Sie in Franken rechnet.
Wo liegen unsere Daten?
Ihre Automatisierungen laufen auf Servern in der Schweiz. Für KI-Verarbeitung setzen wir Modelle ein, die in der Schweiz oder in der EU betrieben werden. Welches Modell wo läuft, legen wir Ihnen vor dem Start offen. Wir nutzen nur Dienste, die Ihre Daten nicht zum Training verwenden, und regeln alles in einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Schweizer Datenschutzgesetz.
Brauchen wir neue Software?
Nein. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, etwa bexio, Abacus, Outlook, WhatsApp oder Shopify. Ihr Team arbeitet in der gewohnten Umgebung weiter.
Was passiert, wenn etwas nicht läuft?
Wir überwachen jeden Ablauf. Hakt etwas, werden wir automatisch benachrichtigt und kümmern uns darum. Verloren geht dabei nichts: Betroffene Aufgaben bleiben offen und können von Ihrem Team wie bisher von Hand erledigt werden. Dabei haben Sie einen festen, direkten Ansprechpartner.
Ersetzt das Mitarbeitende?
Darum geht es nicht. Takta übernimmt Routine, damit Ihr Team mehr von dem erledigt, wofür es eingestellt wurde. Wenn Ihr Betrieb wächst, müssen Sie für Routinearbeit oft keine zusätzliche Stelle besetzen. Wie Sie die frei gewordene Zeit nutzen, entscheiden Sie.
Wer kontrolliert, was verschickt oder gebucht wird?
Ihr Team. Was Kunden, Geld oder Verträge betrifft, bereitet Takta vor, und ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, was passiert ist.
Takta ist ein junges Unternehmen. Was, wenn Sie ausfallen?
Eine berechtigte Frage. Alles läuft auf etablierten Werkzeugen, ist dokumentiert und gehört Ihnen. Zugänge und Dokumentation erhalten Sie von Anfang an. Eine Übergabe an Ihr Team oder einen anderen Partner ist jederzeit möglich.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Entscheidend ist nicht die Grösse des Betriebs, sondern wie viel wiederkehrende Arbeit anfällt. Mit dem Spar-Rechner sehen Sie in wenigen Minuten eine erste Schätzung. Im Erstgespräch rechnen wir es gemeinsam durch, und wenn es sich nicht lohnt, sagen wir es Ihnen.
30 Minuten, kostenlos.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo in Ihrem Betrieb Routine anfällt und was sie Sie heute kostet. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sich Automatisierung für Sie nicht lohnt.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch